SYSTEM KANBAN

Określanie priorytetów to sztuka. Przejęcie kontroli nad pracą, jaką wykonujemy oraz wybór właściwych zadań do realizacji, może powodować trudności. Koncentracja na najważniejszym nie jest łatwa, mamy bowiem niezwykłą zdolność przyjmowania na siebie odpowiedzialności za zbyt dużą ilością zleceń czy projektów oraz gubienia się w ich wartościowaniu. Rozwiązaniem problemu może okazać się wizualizacja przepływu zadań oraz ustalenie własnych limitów cząstkowych. A w tym pomaga nam System Kanban.

Najprostsza forma metody kryje się pod postacią wirtualnej lub realistycznej tablicy, podzielonej na określoną wcześniej ilość kolumn. Kolumny te mają za zadanie wprowadzić porządek w nasze zarządzanie działaniami, zarówno zawodowymi, biznesowymi czy etatowymi, jak i prywatnymi. Dzięki tablicy sygnałowej (kanban z języka japońskiego) mamy na wyciągnięcie ręki etap planowania, realizowania oraz osiągania rezultatów. Tym samym możemy bez problemów wyciągać wnioski i doskonalić własne zachowania.

KRÓTKA CHARAKTERYSTYKA

Kanban to wizualny system zarządzania procesem, z którego wynika co, kiedy i przez kogo jest wykonywane. To konkretna informacja na temat osób zaangażowanych w projekt, ilości zadań oraz czasu przepływu na drodze od planu do zakończenia zagadnienia. To barwne karteczki z opisem, które umieszczane są na tablicy.

KROK PO KROKU

1. Stwórz tablicę Kanban. W tym celu skorzystaj z tablicy korkowej lub aplikacji komputerowej (kanbantool.com). Podziel ją na co najmniej trzy kolumny, które nazwij zgodnie z własnymi potrzebami. Najprostsza tablica najczęściej składa się z 3 kolumn: do zrobienia (to do), w toku (doing), zakończone (done).

2. Przygotuj kolorowe kartki, na których zapiszesz zadania. Pamiętaj, że jedna kartka to jedno zadanie. Jeśli chcesz, możesz na kartkach zanotować najważniejsze informacje – opis, termin, odpowiedzialność lub inne elementy, który odpowiadają na Twoje (lub Twojego zespołu) potrzeby.

3. Zapełnij tablicę kartkami. Dokonaj analizy zadań i określ priorytety. Staraj się, by nie dopuścić do przekroczenia ilości zadań, które jesteś w stanie wykonać.

WORK IN PROGRESS – PARAMETR WIP

Kanban to przede wszystkim efektywność, którą reguluje parametr WIP. Określa on ilość zadań, nad którymi możesz pracować w danym czasie. Ważne, by ustalenie wskaźnika WIP było poprzedzone dokładną obserwacją własnych zachowań oraz analizą indywidualnych możliwości.

Pamiętaj! Jeśli ilość otwartych zadań będzie zbyt długa, Twoja wydajność spadnie. Przechodzenie z jednego do drugiego punktu, a potem kolejnego spowoduje wydłużony czas reakcji, zaburzy koncentrację i zmniejszy możliwości. Dlatego właśnie tak ważna jest obserwacja, po której możesz ustalić wskazane wyżej limity i uniknąć nieukończonych zadań, długiego rozpoczynania oraz (przy zbyt niskim WIP) stania w miejscu.

PRAKTYKA

Wdrożenie systemu Kanban i stosowanie go na co dzień jest dość prostym rozwiązaniem, dlatego coraz więcej firm decyduje się na stosowanie tej metody w swojej pracy projektowo – biznesowej. Karty umieszczone na tablicy są przenoszone od lewej do prawej strony, zgodnie z ich aktualnym statusem. Kolejne etapy odpowiadają więc określonym wcześniej nazwom kolumn. Od listy zadań (do zrobienia – to do), poprzez realizację (w toku – doing) do zakończenia i zamknięcia danego działania (zrobione – done)

MONITORING

Tablica wizualizuje nasze prace. Jedno spojrzenie pozwala zapoznać się z bieżącą sytuacją i odpowiedzieć na pytanie czy wszystko idzie w dobrą stronę, czy być może nie jest wcale tak różowo. Dzięki obserwacji jesteśmy w stanie określić ilość zadań do jednoczesnej realizacji oraz czas, który pozwoli nam na zakończenie danego punktu projektu.

Kanban koncentruje się na bardzo prostych zasadach. Usprawnia działania, ogranicza prace w toku oraz wizualizuje nasze zobowiązania. To pomaga w zyskaniu świadomości ilości wykonywanych zadań oraz spostrzeżeniu małych prawd, jakie na co dzień odrzucamy, a w których ukryta jest ważna informacja – o przeciążeniach, wzbudzających obawy i wątpliwości. Zastosowanie wspomnianej techniki prowadzi do stanu zakończenia, a tym samym odczuwania zwycięstwa ze zrealizowanego w pełni zadania. Metoda Kanban upraszcza życie, budzi również potrzebę dbania o samego siebie. Przynosi rozumienie swoich możliwości oraz prowadzi do uzyskanie wysokiej jakości pracy.

***

© katarzyna berska

System Kanban to sprawdzone narzędzie, przydatne do zarządzania zadaniami. W artykule poruszyłam jedynie podstawowe informacje na jego temat.

Jeśli jednak borykasz się z problemami już na początku działań, a wyznaczanie priorytetów sprawia Ci trudność i nie potrafisz podjąć decyzji, od którego punktu z tablicy (lub listy) chcesz rozpocząć swój kolejny dzień, już niedługo na stronie pojawi się mój kurs e-mail, w którym w jednym z modułów krok po kroku wyjaśniam, w jaki sposób wartościować swoje działania, by osiągnąć cele i mieć spokojną głowę. 

Serdeczności.
Kasia

Grafiki: Vectorpouch